La productividad es el indicador que nos va a medir la eficiencia. Es decir, nos mide la producción que estamos obteniendo con los factores productivos que estamos utilizando. La productividad es muy importante porque podemos o bien aumentar la producción utilizando los mismos recursos y así satisfacer más necesidades, o bien obtener los mismos productos, pero usando menos recursos (por ejemplo, trabajando menos horas).
Con la crisis sanitaria que hemos pasado, el teletrabajo fue la modalidad adoptada por muchas empresas, una realidad a la que se suma la necesidad de mantener y mejorar la productividad laboral estando en remoto.
Trabajar desde casa puede parecer simple y cómodo, pero tenemos que tener en cuenta que pueden existir más distracciones que repercuten negativamente sobre el rendimiento laboral de los equipos. Si eres una persona con una alta carga laboral, trabajando a deshoras, o si eres una de esas personas que pasan horas y horas frente al ordenador, de las cuales tan solo unas pocas de esas horas son productivas, este artículo te interesará.
En esta publicación te proponemos 8 consejos para aplicar en vistas de mejorar la productividad laboral, a través de herramientas y acciones que se pueden poner en práctica y que ayudarán cumplir con todas las tareas que debes realizar.
¿Por qué es importante saber qué afecta a la productividad laboral?
La productividad laboral en empresas es una de las preocupaciones más importantes a las que se enfrentan en la actualidad. Hace ya algún tiempo que las compañías españolas han entendido que es indiferente el tiempo que pase un empleado en la oficina si no consigue dar lo mejor de sí mismo en esas horas.
Las oficinas modernas quieren hacer del trabajador su activo principal. Para ello, se apuesta por cuidar con mucho detalle y mimo cada uno de los aspectos que afectan a su bienestar. Un trabajador que se siente bien en su ambiente de trabajo es un trabajador que va a rendir mucho más y va a conseguir dar lo mejor de sí en su compañía. Pero, ¿Cuáles son las cosas que hacen que esto no sea posible? Mejor dicho, ¿Qué factores inciden negativamente en la productividad laboral en empresas del trabajador?
Factores que afectan a la productividad laboral
Organización
Aquí encontramos el punto de partida. Por más que pueda parecer de poca importancia, diseñar y delimitar con atención el lugar que destinamos como nuestra oficina mientras trabajemos de forma remota, tendrá un gran impacto sobre la productividad laboral y nos permitirá separar trabajo de vida personal o familiar.
1. Procura utilizar una silla ergonómica que aporte soporte a toda tu espalda y proporcione el apoyo necesario.
2. Busca la luz natural y a ser posible agrega alguna planta. Esto influye directamente en la energía, la circulación del aire y la reducción de ansiedad o estrés.
3. Respetar los momentos de descanso y de desconexión también ayudará a aumentar la productividad y el rendimiento. Si tenemos en cuenta que durante el teletrabajo es menos frecuente que nos interrumpan, puede suceder que en estado de concentración estemos mucho más tiempo trabajando. Lo aconsejable sería que cada 2 horas hagamos una pausa de entre 10 o 15 minutos, entremos en movimiento y nos alejemos del ordenador (aquí la importancia de los espacios delimitados). Está probado que nuestro cerebro puede mantener un cierto tiempo de concentración, por lo que estos descansos deberían estar incluso programados dentro de la agenda del día para despejar la mente y mantener los niveles de rendimiento a lo largo de la jornada.
4. Revisa tu agenda del día, consulta tu bandeja de correo y busca aquellos que son urgentes. Un buen ejercicio es definir las dos o tres tareas de mayor importancia o que más tiempo llevarán antes de comenzar el día. A medida que las finalicemos podremos agregar otras secundarias
5. Tener una planificación de cómo será el día evitará la pérdida de visión sobre lo que es importante y urgente, haciendo que la productividad laboral descienda. Aunque no tengas que levantarte y prepararte para ir a la oficina, no significa que la nueva norma sea quedarse en pijama y desprogramar todos los hábitos que tenías. Si, la tentación puede ser grande si además estamos en la comodidad de nuestro hogar, pero puede convertirse en un mal hábito muy rápidamente.
6.Vístete con ropa cómoda, siéntate en tu espacio de trabajo y organiza tu día. Continuar con los mismos rituales que tienes al momento de ir a la oficina evitará que la pereza le gane a la productividad.
7.Establece cuáles serán los horarios para comer y descansar, y sobre todo, evita realizar tareas que no serían las propias de tu lugar de trabajo como “escaparse” a hacer las compras, limpiar, ordenar la habitación o ponerse a lavar ropa.
Nutrición
La mala alimentación de los trabajadores es la causa de un descenso del 20% de la productividad laboral. En este porcentaje se incluyen diversos problemas relacionados con hábitos alimenticios deficientes: obesidad y diversas enfermedades crónicas, dieta inadecuada para el tipo de trabajo que se realiza y, en algunos casos, desnutrición.
Una mala alimentación, sin la suficiente variedad, donde la comida rápida y las grasas saturadas prevalezcan sobre los alimentos equilibrados como las frutas y las verduras conduce a una falta de nutrientes esenciales.
Esto se traduce en situaciones perniciosas para la salud y el trabajo: estrés, falta de concentración y energías, sobrepeso y riesgo de enfermedades cardiovasculares.
Las dietas desequilibradas provocan efectos indeseables en la salud en el medio y largo plazo y, por lo tanto, también influyen negativamente en la capacidad y efectividad de la actividad laboral.
Las comidas muy copiosas pueden producir hipoglucemias, somnolencias y molestias digestivas, haciendo descender notablemente el rendimiento tanto físico como intelectual.
Las personas con turnos rotativos tendrían que intentar adaptar su alimentación a su horario en cada momento, para evitar quedarse sin fuerzas en medio de una jornada laboral por llevar demasiadas horas sin ingerir alimentos o hacerlo en cantidad insuficiente.
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Sedentarismo
El importante número de horas que muchos trabajadores pasan sentados en su mesa de trabajo, sumado a los malos hábitos y la ausencia de elementos ergonómicos que minimicen el impacto del sedentarismo ponen en riesgo la salud de casi el 90%.
Y es que el 40 % ven afectados de forma moderada su productividad y rendimiento, mientras que un 10 % sienten que esas dolencias relacionadas con el sedentarismo en su puesto de trabajo les afectan de forma notable.
El dolor de espalda sigue siendo la mayor de las dolencias, ya que un 69 % de los encuestados afirma haberlo experimentado. Le siguen los dolores en el cuello y zona cervical (48 %), dolores en los hombros (45 %), problemas oculares (41 %), sensación de mala circulación en las piernas y su hinchazón (38 %), jaquecas (27 %) y dolores en muñecas y brazos (26 %).
Redes sociales
Por otra parte encontramos las distracciones, grandes ladrones de tiempo que pueden manifestarse de diversas formas si pensamos en la multiplicidad de estímulos que nos rodean en nuestro hogar. Seguramente los móviles y otros dispositivos tecnológicos se llevarán gran parte de nuestra concentración y capacidad de atención. Debemos aprender a gestionar su uso, incluso reservarlos para los momentos de ocio y descanso que hemos planificado.
De igual forma, las redes sociales que pueden interrumpir con constantes notificaciones, las compras online o las plataformas de vídeo como youtube o netflix también deberían reservarse para cuando hayamos acabado las tareas asignadas.
Suplementos
Los suplementos para la memoria ayudan a aumentar la concentración, además de combatir el cansancio físico y mental, mejorando así la capacidad de almacenar y de usar las informaciones en el cerebro. Generalmente, estos suplementos contienen en su composición vitaminas, minerales y extractos como el magnesio, el zinc, selenio, fósforo, vitaminas del complejo B, Ginkgo biloba y ginseng; importantes para el buen funcionamiento cerebral.
Desorganización
Hay una gran variedad de prácticas que se pueden aplicar durante las jornadas de teletrabajo y que tienen como objetivo el gestionar el tiempo fuera de la oficina, manteniendo la productividad y consiguiendo que realicemos un gran número de tareas.
Claro que no todas las técnicas de productividad funcionarán para todas las personas, pero es importante probar y reconocer cuál se aplica mejor a la naturaleza del trabajo. Aquí compartimos 3 ejemplos de las más conocidas:
Pomodoro
Desarrollada por Francesco Cirillo, esta técnica ayuda a gestionar el tiempo a lo largo de la jornada, dividiéndola en intervalos de 25 minutos o “pomodoros” con una pausa de 5 minutos entre sí.
En esos fragmentos de tiempo se propone que el trabajador se dedique a una sola tarea, con máxima concentración y sin distracciones. Cada cuatro bloques o intervalos, se realizará un descanso más largo (aproximadamente unos 15 a 20 minutos). De esta forma se puede llegar a mejorar el rendimiento y agilidad mental.
Kanban
Esta técnica que reconoce la calidad sobre la rapidez, propone dividir o fragmentar cada proceso en fases o sub tareas definidas que deben terminarse antes de comenzar la próxima.
Creada en Toyota, se utiliza para controlar el avance del trabajo, visualizando todo el proceso, determinando el trabajo en curso y midiendo el tiempo que se tarda en completar una tarea.
Getting Things Done
Ideado por David Allen, este método propone dejar de pensar y apuntar las tareas que se deben hacer y sencillamente realizarlas. Se basa en el principio de que “una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en su realización”.
No se centra en establecer prioridades, sino que propone la creación de listas contextuales en donde las tareas se agruparán según su tipología. A la vez, sugiere que aquellas tareas que no lleven potencialmente más de 2 minutos deberían realizarse de inmediato.
La motivación
La motivación es sin duda uno de los factores claves que inciden en el desempeño laboral. Y sabiendo que la motivación no es algo que dependa exclusivamente de la organización, ya que sabemos que hay también una motivación intrínseca que depende de cada uno de nosotros, lo cierto es que cuando no sientes que tu trabajo tiene valor y razón de ser, probablemente te cueste mucho más ejecutarlo.
En segundo lugar, el clima organizacional es otro factor determinante en nuestro rendimiento. A todos nos gusta trabajar teniendo un buen clima laboral que nos de tranquilidad y donde podamos expresarnos libremente y sentirnos bien. Cuando no se respira un buen clima organizacional, el rendimiento baja considerablemente.
Sobretrabajo y poco descanso
La falta de descanso y los trastornos del sueño son los principales enemigos de la productividad laboral
Los estudios más recientes sobre el tema advierten que la falta de descanso, asociada a los trastornos del sueño, provoca un deterioro en el trabajo o falta de productividad de hasta el 54.6%.
Siempre escuchamos el ya tópico de los expertos de que es necesario “dormir ocho horas diarias” y en realidad, no es que sea una costumbre o algo que ya está instaurado, es que son las horas justas que nuestro organismo necesita para desconectar del día, entrar en un sueño reparador, dar tiempo a nuestro organismo a reestructurarse (porque para eso dormimos) y volver a recuperar las energías para empezar un nuevo día repleto de tareas y acciones a ejecutar.
Está médicamente comprobado que dormir ayuda a aumentar y potenciar cosas tan importantes para nosotros como la salud en general y más en particular, la inteligencia, el liderazgo, la capacidad de concentración, ser resolutivo y poder solventar situaciones complicadas en un momento determinado y, con todo ello, la productividad laboral, puesto que es en el trabajo donde pasamos la mayor cantidad de horas tanto física como mentalmente porque una vez nos hemos ido de la oficina es algo que no abandona nuestros pensamientos, aún más si somos emprendedores o empresarios.
Dormir mal y/o poco (porque es igual realmente dormir pocas horas que muchas y mal, en ambas situaciones el sueño será de poca calidad y para nada reparador que es el principal objetivo que perseguimos al dormir) es sinónimo de que para empezar, tener un mal y un poco más a medio – corto plazo, nos afectará en otras áreas de nuestra vida y salud que ni siquiera llegamos a imaginar.
Lo importante de la falta de productividad es saber identificarla, ver en qué situaciones se da y aplicar las herramientas necesarias para mejorar dicha productividad. Todo esto es algo que veo día a día en consulta y quería compartirlo con vosotros, ¡Hasta el próximo!
Bibliografía
Herzberg, F. I. (1987). One more time: How do you motivate employees? Harvard Business Review, 65, 109-120
Musich, S., Hook, D., Baaner, S. y Edington, D. W. (2006) The association of two productivity measures with health risks and medical conditions in an Australian employee population. American Journal of Health Promotion, 20, 353-363.
Remor, E. y Pérez-Llantada, M. C. (2007). La relación entre niveles de la actividad física y la experiencia de estrés y de síntomas de malestar físico. Revista Interamericana de Psicología, 41, 313-322.
